第十二章 信息技術(shù)管理

　　第一節(jié) 企業(yè)中的信息需求

　　一、信息需求概論

　　數(shù)據(jù)是指根據(jù)經(jīng)驗、觀察、實驗、計算機內(nèi)部程序以及一組假設(shè)條件所收集到的事實集合體。數(shù)據(jù)包含數(shù)字、詞語以及映像，尤其是一組變量的測度或觀察的結(jié)果。一般認(rèn)為，數(shù)據(jù)是形成信息和知識的最底層來源。而信息是經(jīng)過處理以后的數(shù)據(jù)，對于使用者來說更有意義。

　　在現(xiàn)實的商業(yè)社會和企業(yè)管理概念中，信息被視作一種很有價值的資源，是追求競爭優(yōu)勢的關(guān)鍵工具。信息技術(shù)和信息系統(tǒng)的主要作用是想管理層提供所需的合適種類和數(shù)量的信息，以幫助管理者選擇、執(zhí)行和控制經(jīng)營戰(zhàn)略。因此，信息戰(zhàn)略要和商業(yè)戰(zhàn)略相匹配。

　　信息的可用性、及時性以及質(zhì)量已成為企業(yè)成功的重要因素。例如，下列業(yè)務(wù)活動對信息具有高度依賴性：

　　1.生產(chǎn)者在特定市場開發(fā)新產(chǎn)品之前，需要運用信息分析目標(biāo)客戶的支出行為、偏好以及對產(chǎn)品的預(yù)期。

　　2.保險經(jīng)紀(jì)人只有在取得了投保人的詳細(xì)風(fēng)險評估資料，以及承保人愿意為此風(fēng)險所開出的價格的條件下，才能報出具有競爭力的保費

二、信息的層次

　　企業(yè)需要不同類型的信息系統(tǒng)來為一定范圍內(nèi)的不同職能領(lǐng)域提供不同層次的信息。大企業(yè)需要一個覆蓋面很廣的系統(tǒng)來分析信息。戰(zhàn)略規(guī)劃、管理控制和運營控制等信息層級就類似于決策的層次結(jié)構(gòu)。

　　(一)戰(zhàn)略規(guī)劃

　　戰(zhàn)略規(guī)劃來源于信息系統(tǒng)，與企業(yè)的長期發(fā)展方向相關(guān)。高層管理人員有責(zé)任考慮各種影響其戰(zhàn)略規(guī)劃的因素，包括明確企業(yè)所面臨的挑戰(zhàn)、確定信息技術(shù)解決方案，以及為確認(rèn)和獲取所需資源而設(shè)計行動計劃。在制定為期3-5年的戰(zhàn)略規(guī)劃時，企業(yè)必須確保戰(zhàn)略規(guī)劃與企業(yè)的總體目標(biāo)相一致。這些系統(tǒng)所提供的信息包括總體盈利能力、不同業(yè)務(wù)單位的盈利能力、未來市場前景、籌備新資金的可能性和成本以及總現(xiàn)金需求。這些系統(tǒng)的主要功能是確保為高層管理人員及時提供戰(zhàn)略規(guī)劃所需的各種相關(guān)信息。

　　(二)管理控制

　　管理控制系統(tǒng)能夠幫助中層管理人員進(jìn)行監(jiān)督和控制。管理控制系統(tǒng)產(chǎn)生的信息包括生產(chǎn)效率、預(yù)算控制或方差分析報告、特定部門的預(yù)測和工作結(jié)果，以及短期的采購需求。管理控制系統(tǒng)檢測一切是否順利。

　　(三)運營控制。

　　運營系統(tǒng)針對運營常規(guī)問題進(jìn)行控制，并對交易進(jìn)行處理和追蹤。這些信息能夠幫助運營管理人員追蹤特定的日常經(jīng)營活動和交易。

　　三、信息的質(zhì)量

　　為了提高信息的用途和價值，我們必須關(guān)注信息的質(zhì)量。高質(zhì)量信息的關(guān)鍵要素具有以下特征:

　　1.完整性。信息必須包含所有應(yīng)包括的內(nèi)容，例如，相關(guān)可作比較的外部數(shù)據(jù)或不同時期的可比較信息。

　　2.準(zhǔn)確性。應(yīng)該對數(shù)據(jù)進(jìn)行合計，四舍五入的程度應(yīng)該是適當(dāng)?shù)模�不得有打字錯誤，各個項目應(yīng)該按適當(dāng)類別劃分，應(yīng)該指明與不確定信息相關(guān)的假設(shè)。

　　3.相關(guān)性。應(yīng)該刪除作決策時無需考慮的信息，無論其是多么"有趣"。只有對決策有幫助的信息才應(yīng)保留，以便使用者更容易地作出有效的定案。

　　4.針對使用者的需要。應(yīng)當(dāng)始終記住使用者的需要，例如，高級經(jīng)理需要的可能是摘要，而初級管理者需要的可能是詳情。

　　5.權(quán)威性。信息來源必須是可靠的。

　　6.及時性。在需要時，可及時獲得信息。

　　7.易于使用。信息應(yīng)該明確清晰，不會過分冗長，而且發(fā)送時采用了正確的媒介和交流渠道，減少信息在發(fā)送過程中的遺失。

　　8.成本效益。獲得該信息的成本應(yīng)該不超過可從該信息中獲得的益處。信息提供者應(yīng)提供有效的信息收集和分析方法去處理信息，并以簡單易懂的方式表達(dá)信息，使用者們無需費時來琢磨信息的含義