信貸檔案是確定借貸雙方法律關(guān)系和權(quán)利義務(wù)的重要憑證，是貸款管理情況的重要記錄。科學(xué)地記錄、保管和使用信貸檔案，是加強(qiáng)貸款管理、保護(hù)貸款安全的重要基礎(chǔ)。

　　一、檔案管理的原則和要求

　　檔案管理的原則主要有：管理制度健全、人員職責(zé)明確、檔案門類齊全、信息充分利用、提供有效服務(wù)。具體要求如下。

　　1.信貸檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理原則

　　信貸前后臺(tái)各部門應(yīng)注意積累與借款人有關(guān)的資料形成相關(guān)信貸檔案。借閱人借閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫借閱單，經(jīng)有權(quán)人員簽字，到檔案室調(diào)閱檔案。在調(diào)閱過程中，檔案資料不得帶出檔案室。

　　2.信貸檔案采取分段管理，專人負(fù)責(zé)，按時(shí)交接，定期檢查的管理模式

　　(1)分段管理

　　將一個(gè)信貸項(xiàng)目形成的文件材料依據(jù)信貸的執(zhí)行狀態(tài)劃分為執(zhí)行中的信貸文件(以下簡(jiǎn)稱信貸文件)和結(jié)清后的信貸檔案(以下簡(jiǎn)稱信貸檔案)兩個(gè)階段，實(shí)行分段管理。信貸文件由風(fēng)險(xiǎn)管理部門和各業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門設(shè)專柜分別保管存放。

　　(2)專人負(fù)責(zé)

　　銀行各級(jí)行的風(fēng)險(xiǎn)管理部門和業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門應(yīng)設(shè)立專職或兼職人員(統(tǒng)稱信貸檔案員)負(fù)責(zé)本部門信貸文件的日常管理及結(jié)清后的立卷歸檔等工作。信貸檔案員應(yīng)相對(duì)穩(wěn)定，且不得由直接經(jīng)辦信貸業(yè)務(wù)人員擔(dān)任。

　　(3)按時(shí)交接

　　業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員應(yīng)在單筆信貸(貸款)合同簽署、不良貸款接收及風(fēng)險(xiǎn)評(píng)審?fù)戤吅螅�按�?guī)定要求將各類信貸文件及時(shí)交信貸檔案員保存，信貸執(zhí)行過程中續(xù)生的文件隨時(shí)移交。

　　(4)定期檢查

　　信貸檔案管理工作由行長(zhǎng)辦公室和風(fēng)險(xiǎn)管理部門共同監(jiān)督與指導(dǎo)。信貸檔案的檢查將列入年度績(jī)效考核和檔案工作綜合管理考評(píng)中，并將檢查結(jié)果報(bào)送相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及主管行領(lǐng)導(dǎo)。

　　二、貸款文件的管理

　　信貸文件是指正在執(zhí)行中的、尚未結(jié)清信貸(貸款)的文件材料。按其重要程度及涵蓋內(nèi)容不同劃分為兩級(jí)，即一級(jí)文件(押品)和二級(jí)信貸文件。

　　1.貸款文件分類

　　一級(jí)文件(押品)主要是指信貸抵(質(zhì))押契證和有價(jià)證券及押品契證資料收據(jù)和信貸結(jié)清通知書。其中押品主要包括：銀行開出的本外幣存單、銀行本票、銀行承兌匯票，上市公司股票、政府和公司債券、保險(xiǎn)批單、提貨單、產(chǎn)權(quán)證或他項(xiàng)權(quán)益證書及抵(質(zhì))押物的物權(quán)憑證、抵債物資的物權(quán)憑證等。

　　二級(jí)信貸文件主要指法律文件和貸前審批及貸后管理的有關(guān)文件。

　　2.貸款文件管理

　　(1)一級(jí)文件(押品)的管理

　　①保管。一級(jí)文件是信貸的重要物權(quán)憑證，在存放保管時(shí)視同現(xiàn)金管理，可將其放置在金庫(kù)或保險(xiǎn)箱(柜)中保管，指定雙人(以下簡(jiǎn)稱押品保管員)，分別管理鑰匙和密碼，雙人人、出庫(kù)，形成存取制約機(jī)制。

　　②交接。一級(jí)文件由業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門接收后，填制押品契證資料。押品以客戶為單位保管，并由押品保管員填寫押品登錄卡。

　　③借閱。一級(jí)檔案存檔后，原則上不允許借閱。如在下列特殊情況下，確需借閱一級(jí)檔案的，必須提交申請(qǐng)書，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽批同意后，方可辦理借閱手續(xù)。

　　·貸款展期辦理抵押物續(xù)期登記的;

　　·變更抵押物權(quán)證、變更質(zhì)押物品的;

　　·提供給審計(jì)、稽核部門查閱的;

　　。提交法院進(jìn)行法律訴訟、債權(quán)債務(wù)重組或呆賬核銷的;

　　。須補(bǔ)辦房產(chǎn)證、他項(xiàng)權(quán)益證書或備案登記的。

　　④結(jié)清、退還。由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員會(huì)同借款企業(yè)向押品保管員交驗(yàn)信貸結(jié)清通知書和押品契證資料收據(jù)并當(dāng)場(chǎng)清驗(yàn)押品后，借貸雙方在押品契證資料收據(jù)上簽字，押品保管員在押品登錄卡上注銷。

　　(2)二級(jí)文件的管理

　　①保管。二級(jí)文件應(yīng)按規(guī)定整理成卷，交信貸檔案員管理。

　　②交接。業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員應(yīng)在單筆信貸(貸款)合同簽訂后將前期文件整理入卷，形成信貸文件卷，經(jīng)信貸檔案員逐件核實(shí)后，移交管理。

　　③借閱。二級(jí)檔案內(nèi)保存的法律文件、資料，除審計(jì)、稽核部門確需查閱或進(jìn)行法律訴訟的情況下，不辦理借閱手續(xù)，如借閱已歸檔的二級(jí)檔案時(shí)，須經(jīng)有關(guān)負(fù)責(zé)人簽批同意后，填寫借閱申請(qǐng)表，方可辦理借閱手續(xù)

三、貸款檔案的管理

　　貸款檔案是指已結(jié)清貸款的文件材料，經(jīng)過整理立卷形成的檔案。

　　1.保管期限分類

　　貸款檔案的保管期限自貸款結(jié)清(核銷)后的第二年起計(jì)算。其中：

　　①5年期：一般適用于短期貸款，結(jié)清后原則上再保管5年;

　　②20年期：一般適用于中長(zhǎng)期貸款，結(jié)清后原則上再保管20年;

　　③永久：經(jīng)風(fēng)險(xiǎn)管理部及業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門認(rèn)定有特殊保存價(jià)值的項(xiàng)目可列為永久保存。

　　2.貸款檔案管理

　　①貸款檔案員要在貸款結(jié)清(核銷)后，完成該筆貸款文件的立卷工作，形成貸款檔案;

　　②永久、20年期貸款檔案應(yīng)由貸款檔案員填寫貸款檔案移交清單后向本行檔案部門移交歸檔;

　　③同時(shí)，業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門還需將本部門已結(jié)清的、屬超權(quán)限上報(bào)審批的貸款檔案案卷目錄一份報(bào)送上級(jí)行風(fēng)險(xiǎn)管理部門備查。

　　3.貸款檔案的銷毀

　　保存到期的20年期貸款檔案由檔案部門按貸款業(yè)務(wù)檔案和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)審檔案分別提供擬銷毀清單，前者交業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門及風(fēng)險(xiǎn)管理部門鑒定，形成正式的貸款檔案銷毀清單，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門、風(fēng)險(xiǎn)管理部門及行長(zhǎng)辦公室三方負(fù)責(zé)人在正式清單上審批簽字;后者交風(fēng)險(xiǎn)管理部門鑒定，由風(fēng)險(xiǎn)管理部門及行長(zhǎng)辦公室負(fù)責(zé)人審批簽字。

　　四、客戶檔案的管理

　　業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門應(yīng)按客戶分別建立客戶檔案卷，移交貸款檔案員集中保管。

　　1.保管

　　業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案柜(與貸款文件、檔案分開存放)集中存放檔案。

　　2.客戶檔案

　　①借款企業(yè)及擔(dān)保企業(yè)的“三證”(即營(yíng)業(yè)執(zhí)照、法人代碼本、稅務(wù)登記證)復(fù)印件;

　　②借款企業(yè)及擔(dān)保企業(yè)的信用評(píng)級(jí)資料;

　　③借款企業(yè)及擔(dān)保企業(yè)的開戶情況;

　　④借款企業(yè)及擔(dān)保企業(yè)的驗(yàn)資報(bào)告;

　　⑤借款企業(yè)及擔(dān)保企業(yè)近三年的主要財(cái)務(wù)報(bào)表，包括資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、現(xiàn)金流量表等，上市公司、“三資”企業(yè)需提供經(jīng)審計(jì)的年報(bào);