第四節　會計檔案管理

　　一、會計檔案的范圍和種類

　　會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務會計報告和其他會計資料等會計核算專業資料。各單位的預算、計劃、制度等文件屬于文書檔案，不屬于會計檔案。

　　會計檔案一般分為：

　　1.會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計憑證。

　　2.會計賬簿類：總賬，明細賬，日記賬，固定資產卡片，輔助賬簿，其他會計賬簿。

　　3.財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告。

　　4.其他類：銀行存款余額調節表，銀行對賬單，其他應當保存的會計核算專業資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊等。

　　【例題•多選題】會計檔案一般分為( )。

　　A.會計憑證類

　　B.會計賬簿類

　　C.財務會計報告類

　　D.其他會計資料類

　　[答案]ABCD

　　【例題•判斷題】會計檔案的其他類資料包括預算、計劃、制度等文件材料，而不包括會計移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等。( )

　　[答案]錯

　　【例題•單選題】下列各項中，不屬于會計檔案的是( )。

　　A.會計移交清冊

　　B.會計檔案保管清冊

　　C.會計檔案銷毀清冊

　　D.月度財務計劃

　　[答案]D
二、會計檔案的歸檔

　　1.各單位每年形成的會計檔案，應當由會計機構按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。

　　2.當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一保管;未設立檔案機構的，應當在會計機構內部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。

　　3.移交本單位檔案機構保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案機構應當會同會計機構和經辦人員共同拆封整理，以分清責任。

　　4.會計檔案不得借出。如有特殊需要，經本單位負責人批準，可以提供查閱或者復制，并辦理登記手續。查閱或者復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。(綜合題)

　　【例題•判斷題】若有特殊需要，經本位負責人批準，會計檔案可以外借、查閱或復制。( )。

　　[答案]×

　　三、會計檔案的保管期限

　　會計檔案保管期限分為永久和定期兩類。

　　永久：包括年度財務報告(決算)、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊。

　　定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年五類。

　　【例題•多選題】下列會計檔案屬于永久保管的有( )。

　　A.年度財務報告

　　B.會計檔案保管清冊

　　C.會計移交清冊

　　D.會計檔案銷毀清冊

　　[答案]ABD

　　會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。

　　【例題•判斷題】會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。保管期限從會計檔案裝訂結束的第二天算起。( )。

　　[答案]×

　　【例題•單選題】會計檔案的定期保管有( )。

　　A.1年、3年、10年、15年、25年

　　B.5年、10年、15年、20年、25年

　　C.3年、5年、10年、15年、25年

　　D.3年、5年、10年、15年、20年

　　[答案]C

　　【例題•判斷題】根據《會計檔案管理辦法》的規定，會計檔案的保管期限應從會計年度終了后的第一天算起。( )

　　[答案]對

　　【例題•單選題】根據《會計檔案管理辦法》的規定，企業的原始憑證和總賬這類會計檔案的保管期限是( )。

　　A.5年

　　B.l0年

　　C.15年

　　D.20年

　　[答案]C
四、會計檔案的銷毀程序

　　1.編制會計檔案銷毀清冊

　　會計檔案保管期限需要銷毀的，由本單位檔案機構提出意見，會同會計機構共同進行審批和鑒定，并編制銷毀清冊。

　　銷售清冊一般包括：會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號，應保管期限以，已保管期限，銷毀日期等。

　　單位負責人應當在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

　　【例題•判斷題】會計檔案銷毀清冊由會計檔案機構獨自編制并要求會計機構負責人和總會計師必須在會計檔案銷毀上簽署意見。( )。

　　[答案]×

　　2.專人負責監銷

　　銷毀會計檔案時，應當由檔案機構和會計機構共同派員監銷。國家機關銷毀會計檔案時，應當由同級財政部門、審計部門派員參加監銷。財政部門銷毀會計檔案時，應當由同級審計部門派員參加監銷。

　　監銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監銷情況報告本單位負責人。

　　【例題•判斷題】國家機關銷毀會計檔案時，應當由上一級財政部門、審計部門派員參加監銷。財政部門銷毀會計檔案時，應當由上一級財政部門派員參加監銷。( )。

　　[答案]×

　　[解析]國家機關銷毀會計檔案時，應當由同級財政部門、審計部門派員參加監銷。財政部門銷毀會計檔案時，應當由同級審計部門派員參加監銷。

　　3.不得銷毀的會計檔案

　　保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。

　　單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

　　正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。

　　【例題•判斷題】單位在銷毀會計檔案時，將應收其他單位的貨款20萬元和將于下年初竣工并交付使用的建筑物的在建工程檔案也一并銷毀，銷毀時已報單位負責人審批同意( )。

　　[答案]×

　　【例題•分析題】某企業擬銷毀一批保管期滿的會計檔案，其中包括兩張未結清的債權債務原始憑證，主管會計工作的副廠長在會計檔案銷毀清冊上簽署銷毀意見后，由該企業的檔案管理部門負責對該批會計檔案進行銷毀。請分析說明該企業在檔案銷毀過程中存在的問題。